Как подготовить и сдать отчет СЗВ-М через интернет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовить и сдать отчет СЗВ-М через интернет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все наниматели, у которых есть сотрудники, работающие по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны вместо СЗВ-М в 2023 году сдавать новый отчет. Он называется, как мы уже сказали выше, персонифицированные сведения о физических лицах.

Что сдавать вместо СЗВ-М в 2023 году?

Вместо отчета СЗВ-М в 2023 году новую форму должны сдавать в ИФНС:

• российские организации;
• иностранные компании, работающие на территории России;
• ИП, а также главы КФХ с работниками;
• лица, занимающиеся частной практикой, у которых есть работники (адвокаты, нотариусы и т. д.).

Что ещё меняется в отчётности по взносам из-за объединения фондов

Вместо расчёта 4-ФСС и форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД появится единая форма сведений, ЕФС-1. Несмотря на то что форма единая, для входящих в её состав данных предусмотрены разные сроки представления. Поэтому форму ЕФС-1 нужно будет сдавать по состоянию на определённую дату, заполняя в ней соответствующие разделы.

Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):

• при приёме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
• при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:

• штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
• штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.

При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:

• сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
• исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Онлайн-сервисы на постоянной основе

Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.

Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».

Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

На кого заполняется СЗВ-М в 2020 году

• Трудовой договор с сотрудников прекращен 1 марта. Нужно ли его включать в отчет за март (отчетный период 03)?

Да нужно, так как трудовой договор действовал в отчетном периоде, пусть даже и один день.

• Договор с работником расторгнут в мае, но последние выплаты прошли в июне, необходимо ли вносить данного сотрудника в СЗВ-М за июнь?

Нет, не нужно. Если договор в отчетном периоде не действовал (даже если были выплаты) сотрудник в отчет не включается.

• Работник в июне находился в неоплачиваемом отпуске, на рабочем месте отсутствовал, выплаты ему не производились. Нужно ли его включать в СЗВ-М?

Да, нужно, так как договор с ним не прекращен и действовал в отчетном периоде.

• Нужно ли составлять СЗВ-М если организация только открылась, учредитель и директор — одно и тоже лицо и трудовой договор с ним не заключался?

До марта 2018 года ПФР разрешал организациям с единственным учредителем, не имеющим других сотрудников, не сдавать СЗВ-М.

Но с марта 2018 года позиция данного ведомства в корне изменилась (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846): СЗВ-М нужно сдать в том числе в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Свою позицию Минтруд объяснил тем, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения сотрудника к работе с ведома или по поручению его работодателя в случае, когда трудовой договор надлежащим образом не оформлен.

• Нужно ли сдавать отчет, если в организации несколько учредителей, и на одного из них возложены функции гендиректора, но без заключения трудового договора?

Да, нужно (Письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).

• Необходимо ли сдавать СЗВ-М на председателей некоммерческих организаций: СНТ, ДНТ и др.?

Да, нужно, но только если председатель НКО получает за выполняемую им работу вознаграждение.

Начиная с мая 2018 года СЗВ-М необходимо сдавать на председателя садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого товарищества, председателя гаражного потребительского кооператива или ТСЖ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора).

Единственным исключением, при котором сдача отчета на указанных лиц не предусмотрена: когда деятельность председателя ведется на общественных началах (без выплаты соответствующего вознаграждения).

При этом положения, предусматривающие деятельность председателя на общественных началах, должны быть прописаны в Уставе организации. Для освобождения от обязанности сдачи СЗВ-М в Пенсионный фонд необходимо предоставить этот учредительный документ.

• Нужно ли сдавать СЗВ-М общественным организациям (политическим партиям и профсоюзам)?

Зависит от того, заключены ли договора с сотрудниками.

Отчет необходимо сдавать, если между общественной организацией и ее сотрудниками заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Если их нет, СЗВ-М не сдается.

• В каких случаях нужно сдавать СЗВ-М организациям, осуществляющим благотворительную деятельность?

Отчет сдается данными организациями, только если они возмещают волонтерам (добровольцам), в рамках заключенных с ними ГПД расходы на питание в размере, превышающем суточные.

• Сдавать ли СЗВ-М в отношении иностранных работников?

Да, кроме высококвалифицированных специалистов.

Отчет СЗВ-М сдается на всех иностранных сотрудников, выплаты которых облагают страхвзносами на обязательное пенсионное страхование.

Иностранцы, в том числе апатриды, временно пребывающие на территории РФ и относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов, не регистрируются в системе обязательного пенсионного страхования. В их отношении взносы на ОПС не платятся, и СЗВ-М, соответственно, не сдается.

• Как сдают отчет обособленные подразделения (ОП)?

ОП обязано сдавать отчет, если имеет отдельный расчетный (или лицевой счет) и наделено полномочиями по выплате зарплаты. При заполнении отчета ОП указывают ИНН головной организации и свой КПП.

Как заполнить новую ежемесячную отчетность СЗВ-М с БухСофт!

С мая 2021 года все работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд новую форму отчетности «Сведения о застрахованных лицах» — СЗВ-М.

Бланк утвержден Постановлением ПФ РФ № 83п от 01.02.2016. Сведения о застрахованных лицах предоставляются в ПФР ежемесячно — не позднее 10 числа.

Первый раз отчет необходимо будет сдать за апрель — до 10 мая включительно. О том, как оформить новый отчет и на что обратить особое внимание, расскажем далее.

Составлять форму СЗВ-М необходимо на всех работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, предусматривающие выплаты, облагаемые взносами. СЗВ-М заполнятся как на российских, так и на иностранных граждан. Если работников нет, то форма СЗВ-М не подается. Обязанность сдачи отчета возникнет только после того, когда будет оформлен хотя бы один сотрудник.

«Нулевки» в ПФР не подаются. Во всех программах БухСофт реализовано автоматическое

Рекомендуем прочесть: Дубликат свидетельства о рождении деда в каком мфц можно получить

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2021 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Скачать шаблон: Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2021 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Кто должен подавать форму

Отчитываться по СЗВ-М должны все страхователи. Страхователями являются организации и предприниматели, которые привлекают работников по трудовым договорам либо заключают с физическими лицами гражданско-правовые договоры, вознаграждения по которым облагаются страховыми взносами. Включаются в форму и лица, которые проработали непродолжительное время, а также те, кому в отчетном периоде не производились никакие начисления.

Бывает, что в организации нет наемных работников и ни с кем из физических лиц не заключены договоры ГПХ. Нужно ли в этом случае отчитываться по форме СЗВ-М? Надо учитывать, что юридическое лицо не может существовать без директора, который также является наемным работником. Поэтому рассматриваемую форму подают все организации.

Отчитываться нужно и в случае, если функции директора выполняет единственный учредитель, договор с которым не заключен. Но лишь при условии, что организация ведет деятельность, и руководитель получает заработную плату.

Единственная ситуация, когда организация может не подавать СЗВ-М — если она не ведет деятельности, не имеет наемных работников, с директором договор не заключен, и он не получает заработной платы (письмо ПФР от 27 июля 2021 г. № ЛЧ-08-19/10581).

Следующие типы хозяйствующих субъектов в случае отсутствия у них наемных работников не подают форму СЗВ-М:

• индивидуальные предприниматели;
• арбитражные управляющие;
• нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику;
• крестьянские фермерские хозяйства.

Последняя версия CheckPFR 2019 для Windows получила незначительные обновления интерфейса и внешнего дизайна. Программа является разработкой Отделения Пенсионного фонда РФ в Республике Башкортостан. Она пришла на смену стандартной CheckXML-UFA и официально была принята весной 2014 года.

CheckPFR представляет собой софт для проверки и работы с отчетными данными, которые предоставляют работодатели.

Она способна проверить расчетные счета взносов по страхованию и вывести информацию по индивидуальным персонифицированным учетам, которые подаются страхователями в электронном формате 7.0.

Передача подотчетных материалов в Пенсионный Фонд РФ с занесением их в базу происходит при помощи носителей (дискеты, диски, USB-флеш) или по электронному каналу Интернет.

Как в 1С сформировать отчет

Страхователи также могут формировать и сдавать отчеты при помощи сторонних ресурсов, из которых одним из самых популярных является, пожалуй, сервис 1С. Программа позволяет отправлять отчетность онлайн посредством всемирной сети через оператора электронного документооборота.

Отчетность сдается в соответствии со следующим алгоритмом:

• подготовка форм соответствующей отчетности в программе;
• подписание электронной подписью организации;
• шифрование;
• отправка в необходимый госорган.

Для того чтобы формировать отчетность автоматически в 1С, необходимо иметь релиз версии программы выпущенной после введения формы СЗВ-М постановлением ПФР №83п. Рассмотрим нахождение формы в программе и порядок ее заполнения.

В программе «1С 8» отчет можно найти двумя способами, первый выглядит так:

1. меню «Зарплата и кадры»;
2. «Страховые взносы»;
3. «Отчет СЗВ-М»

Второй:

1. меню «1С-Отчетность»;
2. «Регламентированные отчеты»;
3. «Создать отчет»;
4. «Отчетность по физлицам»;
5. «Отчет СЗВ-М».

Путь к этому виду отчетности в программе «1С 7.7» выглядит следующим образом:

1. меню «Кадры»;
2. «отчет СЗВ-М».

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Календарь сдачи СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Обновленная форма СЗВ-М

С отчетности за май сдавайте СЗВ-М по новой форме.

Постановление с новой формой и порядком ее заполнения действует с 30 мая. Саму СЗВ-М по сравнению с предыдущей по сути не изменили, только внесли технические правки.

Что касается порядка заполнения, в него перенесли правила отражения отчетного периода и кода типа формы. Можно выделить еще такие нюансы:

• в поле «Полное или сокращенное наименование» указывают название организации по учредительным документам;
• в графе «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица» сведения нельзя сокращать или заменять инициалами;
• в графе «N п/п» нумерация должна быть сквозной.

ИП, у которых нет сотрудников, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, не нужно сдавать отчет СЗВ-М.

Сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М

Страхователь ежемесячно обязан представлять в органы ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы):

1) страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

2) фамилию, имя и отчество (при наличии);

3) идентификационный номер налогоплательщика (если работодатель располагает сведениями о ИНН физического лица).

Данные сведения представляются по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п. Постановление № 103п вступило в силу с 30 мая 2021 года.

Сведения представляются не позднее:

• за январь 2021 года – 15 февраля 2021 года;
• за февраль 2021 года – 15 марта 2021 года;
• за март 2021 года – 15 апреля 2021 года;
• за апрель 2021 года – 17 мая 2021 года (15 мая – выходной день);
• за май 2021 г. – 15 июня 2021 г.;
• за июнь 2021 г. – 15 июля 2021 г.;
• за июль 2021 г. – 16 августа 2021 г. (15 августа – выходной день);
• за август 2021 г. – 15 сентября 2021 г.;
• за сентябрь 2021 г. – 15 октября 2021 г.;
• за октябрь 2021 г. – 15 ноября 2021 г.;
• за ноябрь 2021 г. – 15 декабря 2021 г.;
• за декабрь 2021 г. – 17 января 2022 года (15 января – выходной день).

За декабрь 2020 года сведения должны быть представлены не позднее 15 января 2021 года.

В форме СЗВ-М указываются сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.

В соответствии с указанной нормой к застрахованным лицам относятся граждане РФ, иностранцы, постоянно или временно проживающие, а также временно пребывающие (за исключением высококвалифицированных), если они:

1. работают по трудовым договорам (в том числе это относится к руководителям – единственным учредителям и участникам организаций, членам организаций и собственникам их имущества), а также по договорам ГПХ, предметом которых является оказание услуг или выполнение работ (кроме студентов, работающих в студотрядах, самозанятых и пенсионеров (получающих страховую пенсию и осуществляющих опеку и попечительство по возмездному договору);
2. заняты по договорам авторского заказа, а также получают выплаты по договорам отчуждения исключительного права на произведения и лицензионным договорам (за исключением самозанятых);
3. являются членам К(Ф)Х;
4. являются священнослужителями;
5. относятся к иным категориям, у которых возникают отношения по обязательному пенсионному страхованию.

Форма СЗВ-М сдается в электронном виде, если численность застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более человек (п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ). Остальные страхователи вправе отчитываться как на бумаге, так и в электронном виде.

Форма СЗВ-М в форме электронного документа представляется страхователем по форматам, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 07.12.2016 № 1077п, и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

За непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений к страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

1. Меню Кадровый учет – Персонифицированный учет – Сведения о застрахованных лицах, СЗВ—М или Рабочий стол – ПФР – Сведения о застрахованных лицах, СЗВ—М.

2. Нажмите на кнопку Добавить .

3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения.

4. В поле от укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).

5. В поле Отчетн. период укажите отчетный период (месяц).

6. В поле Тип формы по умолчанию указывается Исходная, т.е. впервые подается страхователем за данный отчетный период.

7. Поле Имя файла формируется программой автоматически. Данное поле не является активным для пользователя.

8. На закладке Сотрудники табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить – Работающими застрахованными лицами (из справочника Сотрудники). Также табличную часть можно заполнить по кнопке Добавить или Подбор. На закладке Учредители вручную по кнопке Добавить можно ввести застрахованное лицо из справочника Физические лица. Форма заполняется по имеющимся в программе данным по застрахованным лицам.

9. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными, введенными в справочник Организации (закладка Ответственные лица). Данные о руководителе организации (Ф.И.О. и должность) указываются в печатной форме СЗВ-М.

10. Далее нажмите на кнопку Провести.

11. Перед передачей сведений в ПФР можно проверить правильность заполнения документа с помощью внешней программы CheckPFR. Для этого следует нажать на кнопку Проверить – Программой CheckPFR, расположенную в нижней командной панели формы документа (программа CheckPFR должна быть предварительно установлена на компьютере).

12. В конфигурациях на платформе «1С:Предприятие 8» реализован механизм обмена документами между страхователями и территориальными органами ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП. Кроме того, можно отправить сведения напрямую из программы, если подключен сервис «1С-Отчетность». Если в программе выполнены все необходимые настройки для использования этого механизма, то в форме документа в подменю Отправка выберите пункт Отправить.

13. Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из документа можно получить печатную форму СЗВ-М и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке Печать формируется печатная форма сведений по форме СЗВ-М . Для того чтобы получить файл со сведениями о застрахованных лицах в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Записать файл на диск и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл. Файлу будет присвоено имя в соответствии с полем Имя файла. По кнопке Показать файл можно получить содержимое файла для просмотра.

14. После передачи сведений в ПФР документ. Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М следует защитить от изменения с помощью флага Принято в ПФР. При проведении документа копия соответствующего ему файла сохраняется в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности и редактирование документа запрещается.

Обновленная форма СЗВ-М

С отчетности за май сдавайте СЗВ-М по новой форме.

Постановление с новой формой и порядком ее заполнения действует с 30 мая. Саму СЗВ-М по сравнению с предыдущей по сути не изменили, только внесли технические правки.

Что касается порядка заполнения, в него перенесли правила отражения отчетного периода и кода типа формы. Можно выделить еще такие нюансы:

• в поле «Полное или сокращенное наименование» указывают название организации по учредительным документам;
• в графе «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица» сведения нельзя сокращать или заменять инициалами;
• в графе «N п/п» нумерация должна быть сквозной.

ИП, у которых нет сотрудников, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, не нужно сдавать отчет СЗВ-М.

Похожие записи:

• Приватизация с долгами: пошаговая инструкция
• Как продлить лицензию на охотничье оружие в 2023 году
• Индексация пенсий в 2023 году: кому увеличат выплаты?