Один путевой лист на двух водителей

Наследование 28 апреля, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Один путевой лист на двух водителей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Путевые листы: изменения

2. Срок действия путевого листа

3. Журнал учета путевых листов

4. Кто должен составлять путевой лист

5. Нормы расхода топлива

6. Как утвердить свою форму

7. На какой период выписывать путевой лист

8. Правила оформления маршрутного листа

9. Командировка: новые правила оформления

10. Закрывающие документы

11. Возмещение командировочных расходов

12. Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

13. Оформление поездке на своем транспорте

Многие думают, что проходить предрейсовый медосмотр водителю в длительной командировке надо каждый день. Это не так. Медосмотр потому и назван предрейсовым, что он проводится непосредственно перед рейсом, который по нынешнему законодательству может длиться сколько угодно.

Путевые листы: изменения

Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:

регулярная перевозка пассажиров и багажа,
перевозка пассажиров и багажа по заказу,
организованная перевозка группы детей,
перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
перевозка грузов,
перевозка для собственных нужд.

Срок действия путевого листа

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Журнал учета путевых листов

ИП и компании могут сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

На какой период выписывать путевой лист

Приказ № 152 Минтранса говорит, что если путевой лист оформляется более чем на один день, то в нем проставляются даты начала и окончания рейса — число, месяц, год. В течение этого срока путевой лист должен быть использован. Но что делать, если:

Вы не знаете точно, когда водитель вернется. Это вполне возможно — всё зависит от того, какие неисправности найдут у автомобиля на СТО, не придется ли заказывать и ждать какие-то детали и т.п. Тогда ставьте в путевом листе приблизительную дату возвращения, с учетом нескольких «запасных» дней.
Водитель не успевает вернуться к указанному в путевом листе сроку. В этом случае нужно оформлять новый путевой лист, на обратную дорогу. Водитель может заполнить его сам или обратиться еще к какой-либо организации, той же СТО. В любом случае, несколько чистых запасных бланков у водителя на этот случай всегда должны быть.

Обратите внимание! Лист должен быть оформлен от имени владельца ТС, то есть работодателя водителя — причем с правильным порядковым номером. Поэтому водитель в такой ситуации звонит работодателю и выясняет следующий по журналу учета движения путевых листов номер. Этот номер организация (в нашем случае СТО) и проставляет на путевом листе.

Будет ли это являться нарушением и могут ли возникнуть впоследствии вопросы у проверяющих органов? Мы специально по этому поводу обращались с запросом в Минтранс, и получили ответ, что на путевом листе не требуется печати либо штампа владельца ТС, поэтому проблем не будет.

Правила оформления маршрутного листа

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации и контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.

В условиях ограничений, связанных с пандемией коронавируса, представители правоохранительных органов контролируют передвижения и транспорта, и пешеходов. Если поездки связаны с выполнением трудовых функций, работнику нужно иметь подтверждающий документ. В этом качестве используется и маршрутный лист, и специальная справка с места работы.

Командировка: новые правила оформления

Теперь сотрудников стало проще направлять в служебные поездки.

Узнайте, какие правила обязан соблюдать каждый кадровик и скачайте образцы от экспертов ⬇ Скачайте документы по теме: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Командировка — это поездка сотрудника, направляемого работодателем для выполнения служебных поручений и заданий за пределы места постоянной работы. Данное определение содержится в Трудовом кодексе (ст. 166 ТК РФ), и с ним не следует путать служебные поездки сотрудников, работа которых в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией имеет разъездной характер или проходит в пути.

Следовательно, оформить как служебную можно поездку в другой город, регион или даже в другую организацию, расположенную вне территории работодателя. На все время отсутствия сотрудника за ним сохраняют должность и средний заработок, а все обоснованные расходы, связанные с поездкой, возмещают (ст.

167 ТК РФ). Если работа, для выполнения которой нанят сотрудник, изначально носит разъездной характер или проходит в пути, его служебные поездки командировками не признают (ст. 166 ТК РФ). Поэтому проводникам на железной дороге, стюардессам и курьерам не нужно оформлять командировочные документы каждый раз, когда они отправляются в рейс, если в трудовом договоре прописано такое условие.

Процесс направления в командировки закреплен отдельным положением (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008). Какими бы ни были локальные правила, установленные работодателем, противоречить этому нормативному документу они не должны. Прежде чем направить сотрудника в деловую поездку, убедитесь, что требования закона не нарушены.

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

авансовый отчет
служебную записку

Посмотреть пример служебной записки

путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Посмотреть пример путевого листа

чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

название и номер,
срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
чеки на ГСМ;
путевой лист;
служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Посмотреть пример приказа

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

название, дату, номер
название компании и ФИО сотрудника
номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
дату вступления соглашения в силу
название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:

Название организации, где трудится работник;
Коды ОКПО, ОКУД;
Идентификационный номер распоряжения;
Дата оформления документа;
Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
Месторасположение принимающей организации;
Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9

Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:

Индивидуальный номер, который присваивается документу;
Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
Расход ГСМ;
Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.

Оформление поездке на своем транспорте

Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.
Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.
Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.
В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.
Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.
В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.
Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

амортизация автомобиля;
денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
техническое обслуживание транспортного средства;
внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).