Суточные при командировке: нормы 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Освобождены от обложения НДФЛ суточные

Как известно, при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ), но не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории РФ.

Следовательно, часть суточных, превышающая указанные размеры, должна облагаться НДФЛ.

После вступления комментируемого закона в силу данная налоговая норма действует в новой редакции. Помимо прочего, не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) актом Правительства РФ, работникам при направлении их в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (пп. «а» п. 10 ст. 2 Федерального закона № 443-ФЗ).

Напомним, в Постановлении Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915 указано, что работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, работникам иных организаций, принимающим непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей, в период нахождения в служебных командировках на территориях указанных субъектов РФ суточные выплачиваются в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Аналогичный размер суточных установлен Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 в случае командирования лиц, замещающих государственные должности РФ, федеральных государственных гражданских служащих, работников федеральных государственных органов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.

Таким образом, после вступления в силу поправок суточные, выплачиваемые работникам, направляемым в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, а именно в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, не подлежат обложению НДФЛ целиком.

Важный вопрос: с какой даты должны применяться новые нормы? Согласно п. 1 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ данный закон вступил в силу со дня его официального опубликования, то есть с 21.11.2022. Однако некоторые положения закона вступают в силу в другие сроки. В частности, положения абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ в новой редакции применяются в отношении доходов, полученных с 01.01.2022 (п. 11 ст. 14 Федерального закона № 443-ФЗ).

К сведению: обратите внимание, что в Налоговом кодексе говорится об освобождении от обложения НДФЛ суточных в случае командирования на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Однако эти территории в НК РФ не конкретизируются. Они определяются указами Президента РФ либо постановлениями Правительства РФ. В настоящее время к таким территориям относятся четыре новых субъекта РФ: ЛНР, ДНР, Запорожская и Херсонская области.

Будем ждать разъяснений чиновников по вопросу обложения НДФЛ суточных, выплаченных за период с 01.01.2022 до дня вступления Федерального закона № 443-ФЗ в силу. Вероятно, бухгалтерам придется пересчитать налоговые обязательства работников, командированных в 2022 году в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области.

Освобождены от обложения страховыми взносами иные суммы

Освобождены от обложения страховыми взносами осуществляемые плательщиками выплаты в виде денежных средств и (или) иного имущества, безвозмездно переданных работникам, призванным на военную службу по мобилизации, проходящим военную службу по контракту либо заключившим контракт о пребывании в добровольческом формировании, при условии, что данные выплаты связаны с прохождением военной службы (п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. «а» п. 37 ст. 2 Федерального закона № 443-ФЗ). Добавим, что выплаты членам семей указанных работников также не облагаются страховыми взносами, поскольку названные лица не состоят в трудовых отношениях с организацией-плательщиком.

Кроме того, норма об освобождении от обложения страховыми взносами обозначенных выплат включена в п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ (п. 1 ст. 3 Федерального закона № 443-ФЗ). То есть указанные суммы не облагаются страховыми взносами на случай травматизма.

Суточные: налоговый учет

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

• должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
• задач, поставленных в командировке;
• места командировки и т. д.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Суточные в иностранной валюте

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).

Шаг 3. Оплатите командировку

Командировочные расходы в 2023 году:

• для командировок по России — 700 руб в сутки,
• для командировок за границу — 2500 руб в сутки.

Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).

Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:

• стоимость аренды жилья;
• командировочные расходы в командировку и обратно;
• иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.

Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.

Рас­чет су­точ­ных при за­гран­ко­ман­ди­ров­ках в 2022 году за­ви­сит от ко­ли­че­ства дней, про­ве­ден­ных ра­бот­ни­ком за пре­де­ла­ми России.

Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при выезде из РФ за день пересечения госграницы суточные выплачивают в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом;
• при въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачивают в рублях как за дни нахождения на территории РФ;
• если работник направлен в командировку на территорию 2-х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

Однако ком­па­ния впра­ве уста­но­вить свой по­ря­док рас­че­та вы­пла­чи­ва­е­мых су­точ­ных на 2021 год.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Особенности оформления командировки

Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.

Оформление однодневной командировки такое же, как и многодневной.

Размер суточных при командировках в РБ

Похожие записи:

• Отпуск в связи со смертью родственника
• Ответственность за неофициальное трудоустройство пенсионера
• Статья 79 УК РФ. Условно-досрочное освобождение от отбывания наказания