Заверение трудового договора печатью организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверение трудового договора печатью организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.
Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция
Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:
- Проверить оригинал на наличие всех страниц.
- Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
- Проверить копии на читаемость.
- Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
- не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
- прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
Как прошить документы:
- По левому краю документа делаются два отверстия.
- Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
- Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
- На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.
На какой срок действительна копия ТД?
Окончания времени действительности документа, будет свидетельствовать об утрате им юридических возможностей. Нотариальное подтверждение не имеет ограничений по сроку действия, что упрощает процесс его использования для получателя копии, но и здесь существуют исключения из правил. Для финансовых учреждений, специализирующихся на кредитовании, действие копии документа составляет 30 дней. Такое ограничение является исключительно внутренним требованием банков и не имеет законного основания, однако, хочешь получить кредит – выполняй установленные правила. Также копия потеряет свой юридический вес, если в нее будут внесены исправления или изменения, что создаст определенные отличия от оригинала документа. Также следует учитывать еще несколько важных нюансов:
- Если в трудовой договор вносятся изменения, копия автоматически теряет свою юридическую силу, и признается недействительной;
- Заверенная нотариусом копия, получает юридический статус оригинала документа;
- Если с момента проведения заверения прошло более 30 дней, банковские учреждения могут потребовать новую копию или предоставить оригинал документа.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
- лично руководитель;
- лицо по доверенности от руководителя;
- конкурсный управляющий (если организация в стадии банкротства).
Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора
В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.
Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:
- Главный бухгалтер.
- Директор,
- Кадровик.
- Собственник организации.
На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.
Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.
Срок трудового договора
Трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или на срок не более пяти лет.
Бессрочный трудовой договор. Бессрочный договор лучше защищает интересы работников, поэтому закон отдает ему предпочтение.
Срочный трудовой договор. Срочный договор можно подписать только в исключительных случаях, например: для выполнения строго определенной работы, сезонных работ, при прохождении альтернативной гражданской службы или для замещения временно отсутствующего сотрудника.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.
Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.
Дополнительные надписи
Во многих организациях, для предъявления в которые и заверяется ксерокопия трудовой, выносится такое требование, как обязательное присутствие после последней записи в трудовой упоминания о том, что работник до нынешнего дня трудоустроен в этом предприятии. Но вследствие того, что такого требования нет в правилах оформления трудовых книг в большинстве случаев таких записи кадровиками не выполняются.
В результате этой двоякости заверенные копии с первого раза не принимаются и работник бывает вынужден переделывать ксерокопию согласно выдвинутым требованиям. Нужно отметить, что в таких случаях уже кадровики вносят такие изменения, но тем самым нарушают основной свод правил, которым руководствуются. Ведь, если рассуждать логически, то отсутствие записи об увольнении является прямым доказательством, того что работник и по сей день трудится в данной организации.
Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам
В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
- Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
- Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
- Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
- На заключительном листе книжки проставляются эти о, подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.
Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция
Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:
- Проверить оригинал на наличие всех страниц.
- Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
- Проверить копии на читаемость.
- Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
- не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
- прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
- По левому краю документа делаются два отверстия.
- Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
- Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
- На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.
Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам.
Нужно ли заверять каждую страницу трудового договора
Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку.
Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.
Например, работник может собственноручно написать: «Экземпляр трудового договора получил» (подпись, дата). Нежелательно оформлять данную строку на компьютере, а от работника требовать лишь поставить подпись. ТК РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу.
Это важно знать: Оплата за выполненные работы по договору подряда
Как правильно сшить документы
К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. (п. 1.3. Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них). — есть риск подмен листов в договоре, а при возникновении спора в суде подобные разночтения в договорах не всегда трактуются в пользу работодателя. Работодателю еще нужно будет доказать, что подлог совершил работник, а не он.
Подробнее о прошивке документов мы написали в материале по ссылке. Подделка сшитого договора менее вероятна, а сам факт подделки может стать более очевидным, т.к.
- Когда и как проводить кадровый аудит Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
- Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании? Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Когда может потребоваться копия трудового договора?
Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.
Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:
- при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
- для получения визы;
- при трудоустройстве на новую работу;
- в судебном процессе;
- при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.
Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.
Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?
Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.
В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:
- Ф. И. О. и должность руководителя организации;
- наименование организации;
- должность и Ф. И. О. заявителя;
- ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
- просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.
Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.
Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
Полезная информация от КонсультантПлюс
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).
Если работник дал согласие
Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.
Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.
В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:
О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.
Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.
Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.