Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Страховые взносы с услуг экипажа

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

Экономия по налогу на прибыль

Заплатили государству налоги и СВ

*_{здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.}

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Определение размеров компенсации

При определении размеров компенсации учитываются фактически понесенные работником расходы, подтвержденные специальными документами: чеками с АЗС, путевыми листами и т.д. Во внимание принимаются и технические характеристики транспортного средства.

Нормы выплат установлены соответствующим Постановлением Правительства. Максимальный их размер ограничивается следующими показателями:

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с объемом двигателя выше 2000 см3 – 1500 рублей в месяц;
• для мотоциклов – 600 рублей в месяц.

Для возмещения ГСМ и прочих издержек, возникающих при использовании личного автотранспорта, работник должен согласовать их размер с работодателем, который согласно законодательству, обязан подготовить и передать документацию в бухгалтерию. Грамотно подготовленная нормативная база исключит возникновение возможных трудовых споров и поможет уменьшить объем налогов.

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая предпринимателя причина – это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдал ли сам предприниматель-работодатель обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?

Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.

На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.

Учет стоимости топлива в расходах у заказчика (отправителя) при применении ОСН

Учитываемые расходы должны быть обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если перевозка заказывается для предпринимательских целей (в рамках какого-либо направления предпринимательской деятельности заказчика (отправителя)), то и расходы по обеспечению перевозчика топливом для такой перевозки по общему правилу отвечают критериям обоснованности (экономической оправданности) и направленности на получение дохода.

Понятно, что сам факт перевозки должен быть подтвержден соответствующими документами (транспортная накладная, товарно-транспортная накладная).

Но важно также подтвердить, что топливо, которым заказчик (отправитель) обеспечил перевозчика, соответствует тому количеству и виду топлива, которое необходимо перевозчику для осуществления конкретной перевозки по договору с заказчиком (отправителем).

По нашему мнению, для этих целей необходимо следующее:

1. В договоре между заказчиком (отправителем) и перевозчиком должно быть четко зафиксировано, что заказчик (отправитель) обеспечивает перевозчика необходимым для перевозки топливом, исходя из модели (марки) транспортного средства, нормы расхода топлива и протяженности маршрута перевозки (т.е. обеспечение перевозчика топливом должно быть договорной обязанностью заказчика (отправителя)). В части норм расхода топлива следует ориентироваться на указанные в документации по конкретной модели (марке) транспортного средства показатели.

2. По реализованному топливу продавец топлива выставляет заказчику (отправителю) счет-фактуру и накладную. Но заказчику (отправителю) во взаимоотношениях с продавцом топлива следует предусмотреть обязанность последнего документировать и предоставлять реестр заправленных транспортных средств (по моделям (маркам) и государственным номерам), для того, чтобы заказчик (отправитель) в последующем мог подтвердить, какие конкретно транспортные средства были заправлены топливом. Такая конкретика по заправленным транспортным средствам может содержаться как в выставляемых продавцом топлива накладной и счете-фактуре, так и в отдельном документе (реестр, перечень, список и т.д.). И тот, и другой вариант покажет, что топливом были заправлены именно транспортные средства контрагента-перевозчика.

3. Безусловно, должен быть зафиксирован расход топлива по каждой конкретной перевозке (исходя из модели (марки) транспортного средства, нормы расхода топлива и протяженности маршрута перевозки).

Это может быть реализовано в акте, составленном между заказчиком (отправителем) и перевозчиком.

Для этих целей подойдет и путевой лист, содержащий сведения о расходе топлива по конкретной перевозке. Поскольку по общему правилу оригинал путевого листа остается у перевозчика (владельца автотранспорта), можно предусмотреть предоставление заказчику (отправителю) его заверенной копии.

4. Учитывая, что продавец топлива выставляет накладную и счет-фактуру по реализованному топливу в адрес заказчика (отправителя) (а это, собственно, и обеспечивает эффективность анализируемого варианта для целей оптимизации налогообложения), по внутреннему учету заказчику (отправителю) следует составлять документ об отпуске/списании топлива на сторону – перевозчику. Это может быть, например, накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 (в исходном варианте или, возможно, созданный на ее основе модифицированный вариант). Для правильного отражения сути операции, считаем, на такой накладной возможно поставить отметку (штамп) «не является реализацией».

При соблюдении вышеперечисленных условий требования обоснованности (экономической оправданности), документальной подтвержденности расходов и их направленности на получение дохода, по нашему мнению, будут выполнены.

Напротив, неподтвержденность расходования топлива именно транспортными средствами перевозчика при перевозке в интересах заказчика (отправителя) может повлечь отказ в признании расходов заказчика (отправителя) по приобретенному топливу. Об этом, в том числе, свидетельствует судебная практика (см., например: Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 20.01.2016 № Ф01-5000/2015 по делу № А31-6256/2014).

Отметим, что нормирование расходов, предусмотренное пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004), в рассматриваемом случае не применяется, поскольку такое нормирование установлено для компенсации за использование для служебных поездок личного транспорта. Обеспечение же топливом транспортных средств контрагента-перевозчика под это нормирование не подпадает.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.

Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Особенности бухучета, или «Любимое» ПБУ 18

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.

При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

• 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
• 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.

Читать так же: Водный налог

Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.

Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.

Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.

При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.

Важно! Если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности, то он может предоставить его в аренду по договору с разрешения собственника. Для этого в доверенности должна иметься строка о праве лица заключать от имени собственника договор аренды. Доход от аренды получит собственник.

Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Использование личного автомобиля сотрудника в нуждах предприятия невозможно без его согласия. Для эксплуатации личной машины в интересах организации потребуются:

• приказ руководителя предприятия, утверждающий список должностей с разъездным характером работ;
• должностная инструкция с описанием условий труда, прав и трудовых обязанностей сотрудника;
• соглашение об использовании личного автомобиля гражданина в трудовой деятельности;
• распоряжение, определяющее виды компенсируемых издержек, алгоритм расчета суммы, порядок и сроки ее выплаты.

Соглашение можно включить в трудовой договор при его составлении или оформить в виде приложения к нему.

Помимо стоимости топлива, могут возмещаться:

• расходы на амортизацию;
• техническое обслуживание;
• мелкий ремонт;
• восстановление после повреждений, полученных в ходе эксплуатации в рабочее время и т.д.

Конкретный перечень трат, а также размер их возмещения определяется на стадии заключения соглашения об использовании машины сотрудника в нуждах организации.

Оформление безвозмездного использования имущества

При регистрации бесплатного пользования автомобилем работник имеет такие стороны преимуществ и недостатков:

Поэтому данный метод обработки является наиболее неблагоприятным для обеих сторон и поэтому используется крайне редко.

Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2023 году”

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.

Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.

Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.

Похожие записи:

• Какое повышение социальной пенсии ожидается в 2023 году
• Регистрация автомобиля в ГИБДД и постановка на учет в 2023 году
• Таиландский безвиз. Украинцам продлили срок пребывания в стране зимой