Как оформлять командировки в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять командировки в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.

Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.

Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

Так же если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно отозвать сотрудника из отпуска.

Какие документы не нужны для командировки

Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.

На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.

Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

Не всякого работника можно направить в командировку.

Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. 259, 268, 203 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ)*.

Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Порядок оформления командировки в 2017 году остался без изменений. Для начала следует определить, какие именно затраты подлежат оплате. К ним относят:

1. Затраты на перемещение работника к месту выполнения служебного задания и обратно (билеты, расходы на топливо);
2. Оплата найма жилья (гостиница, квартира);
3. Суточные в пределах установленных государством;
4. Иные затраты, если они обоснованы и одобрены руководителем организации.

На основании приказа о направлении в командировку работник получает суточные и установленную документом величину командировочных.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить командировку в 2017 году, немало сомнений возникает в отношении величины суточных, подлежащих выплате работнику. Работодатели имеют право самостоятельно определять количество денежных ресурсов, которое потребуется сотруднику для успешного выполнения служебного задания. Тем не менее, налоговым правом определены максимальные размеры суточных выплат, которые организация может учесть при налогообложении:

• До 2500 руб. в поездках за рубеж;
• До 700 руб. в поездках по стране.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Требования к оформлению документов для командирования

Чтобы оформить командировку, необходимо подготовить служебное задание, приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение. Для подготовки данных документов можно воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или разработать и утвердить приказом собственные формы.

Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты. Наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. Если документально закреплено сокращенное наименование, то оно указывается в скобках сразу после полного или ниже него (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Каждый из командировочных документов должен содержать данные о работнике, направляемом в командировку: фамилию, имя и отчество, табельный номер, наименование структурного подразделения и занимаемой должности. В качестве места назначения необходимо указать страну, город и наименование организации, куда командирован работник.

Сотрудник отправляется в командировку на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Максимальный период пребывания в командировке законодательством не установлен — он определяется работодателем самостоятельно. При определении срока командировки необходимо учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Каждый из командировочных документов должен содержать даты начала и окончания командирования. Дата начала командировки должна совпадать с днем выезда. В соответствии с п. 4 Положения о командировках, днем выезда считается отправление транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.п.) от места постоянной работы сотрудника. Аналогично определяется день приезда — это дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы сотрудника. При расчете срока командирования необходимо учитывать время отправления транспорта. В случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — следующие сутки. Если место отправления транспорта (железнодорожная станция или аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то необходимо также учитывать время, которое потратит работник для проезда до места отправления.

Оформление командировки (полный алгоритм см. в приложении 1) начинается с подготовки служебного задания. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой N Т-10а или собственной формой, утвержденной в организации. Основанием для оформления служебного задания и командировки в целом является потребность в выполнении поручения вне места постоянной работы; в частности, в качестве основания могут выступать решение руководителя, договорные отношения между организациями, которые требуют присутствия представителей каждой из них, участие в выставках или конференциях и т.п. В служебном задании важно сформулировать цель командирования. Она определяется руководителем командирующей организации. Из служебного задания цель в полном соответствии с записью переносится в приказ и командировочное удостоверение. Оформленное служебное задание утверждается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и руководителем организации. Таким образом, главной целью подготовки служебного задания является определение цели командировки и сроков командирования.

Ведение учета командировок

Работодатель должен не только оформлять документы о командировании сотрудников, но и вести учет командировок (п. 8 Положения о командировках). Для этого Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н были утверждены формы журналов учета. Согласно этому документу, необходимо вести учет как выбывающих в командировку, так и прибывающих из других организаций работников.

Учет выбывающих в командировки ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Пример оформления журнала выбытия приведен в приложении 5. В данном журнале фиксируются следующие сведения: фамилия, имя и отчество командированного работника, дата и номер командировочного удостоверения, наименование организации, в которую он командируется.

Учет прибывающих из других компаний ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Пример оформления журнала прибытия приведен в приложении 6. В нем содержатся следующие сведения: фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение, дата прибытия и дата выбытия.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Как оформить командировку сотруднику: обязательные и дополнительные документы

В законодательстве регулярно что-либо меняется, и после вступления в законную силу последних изменений обязательными остались только следующие документы, касающиеся оформления командировок сотрудникам:

Изменение командировки

В связи с изменениями планов руководства или контрагентов, а также по другим причинам, возникает вопрос – как оформить продление (изменение) командировки. Так вот: даты командировки могут быть изменены, продлены или командировка может быть вовсе отменена.

В случае изменения сроков командировки с работников, с которых по закону должно быть получено согласие, также запрашивают согласие на изменение или продление сроков командировки.

Также должен быть подготовлен приказ, с которым необходимо ознакомить командированного.

Если по производственной необходимости работник должен вернуться раньше запланированной даты, то его следует отозвать из командировки. Как правильно оформить отзыв из командировки?

Процедура отзыва не регламентирована трудовым законодательством. Однако на практике компания самостоятельно разрабатывает порядок оформления служебных командировок и отзыва. Можно предусмотреть издание соответствующего приказа, отразив в нем решение руководителя об изменении/сокращении сроков командировки и досрочном возвращении работника. В дальнейшем это позволит полюбовно уладить вопросы со штрафными санкциями за возврат/обмен билетов, отмену бронирования гостиницы и т. п.

При наличии решения руководителя, оформленного приказом, все штрафы по отмене билетов и гостиниц оплачивает работодатель. При наличии вины работника в изменении дат командировки руководитель может принять решение об отказе компенсации за такие штрафные санкции.

Как правильно оформить командировку

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

Важно

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки Командировка Работа разъездного характера

Количество поездок
Разовые, до нескольких раз в год.
Постоянные.

Регулирующие нормы ТК РФ
Статьи 166 — 168 ТК РФ.
Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.

Регион поездок
Любой.
Любой, прописывается в трудовом договоре.

Характер работы
Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.
Осуществление основных трудовых обязанностей.

Оплата
Из расчета среднедневного заработка.
Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).

Оформление
Специальный приказ (распоряжение) руководителя.
Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.

Возмещение расходов при поездке

• возмещение проезда;
• найм жилья;
• суточные;
• прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.

• возмещение проезда;
• найм жилья;
• суточные;
• прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.

Варианты возмещения расходов
В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.
По локальным нормативным актам:

• в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
• постоянная фиксированная надбавка.

Оправдательные документы

• отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
• авансовый отчет.

В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Похожие записи:

• Статут ордена Трудового Красного Знамени
• Штрафы при езде без карты водителя в 2023 году
• Заключение ЭЭГ для водительской комиссии