Командировки с 10 марта 2023 года: что изменилось

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки с 10 марта 2023 года: что изменилось». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Это усредненный размер выплаченного сотруднику вознаграждения за определенный расчетный период: три месяца, полгода или год. Значение понадобится для вычисления выходного пособия и компенсации неиспользованного отпуска при увольнении или других компенсационных выплат. Простой по вине работодателя закрывается на основании усредненного показателя заработной платы. Справку с такой информацией требуют при постановке работника на учет в центре занятости и в банке для выдачи кредита.

Зачем нужен средний заработок

Ситуации, когда работодатель начисляет по среднедневному заработку:

• отпуск;
• командировка;
• повышение квалификации;
• исполнение сотрудником государственных обязанностей (сбор, роль присяжного в суде);
• расчет во время дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Документы для подтверждения расходов

После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.

К таким бланкам относятся:

• Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
• Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
• Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
• Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
• Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
• Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).

Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Пример расчета командировочных

Допустим, начальник отдела технического контроля Клубтэкаев отправляется в командировку 05.12.2022 на 12 календарных дней. В период с 01.12.2021 по 30.11.2022 всего 247 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 11 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.

За отчетный период зарплата Клубтэкаева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).

Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней). Напомним, его выплачивают только за рабочие дни, в которые сотрудник находится в командировке. В нашем случае из 12 дней поездки 2 — выходные, и за них Клубтэкаев средний заработок не получит.

Клубтэкаев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).

Общая сумма, которую необходимо выплатить сотруднику:

2500 руб. × 10 рабочих дней + 700 руб. × 12 календарных дней = 33 400 руб.

Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.

Как получить доступ к Расчетчику

Сюда нельзя относить больничные, а также прочие периоды, когда сотрудник был временно нетрудоспособным или находился в отпуске по беременности, а также на заслуженных отпускных.

Нужно просуммировать все выплаты, которые были адресованы работнику за весь расчетный период. Для тех, кто не в курсе, относятся ли командировочные к среднему доходу, стоит оговориться, что не принимаются во внимание выплаты, которые были получены сотрудникам в силу законодательства, а не за время работы.

Для выполнения этого действия необходимо взять общий показатель заработка и разделить его на число дней, отработанных по факту.

Здесь стоит учесть один ключевой момент. Он заключается в том, что за базу берется средний доход в сутки и умножается на число дней, проведенных в командировке.

Сюда не включаются дни выходных и праздников, если только работник в эти дни не работал. А если он исполнял должностные обязанности сверхурочно, работодателю нужно компенсировать этот труд по двойному тарифу.

Принцип выплаты компенсации по средствам, потраченным сотрудником в командировке, прост, ясен и прозрачен.

1. Работник, затрачивая средства на нужды, связанные с командировкой, обязательно сохраняет чеки.
2. По прибытии в пункт рабочего места он предъявляет их работодателю.
3. В бухгалтерии проводится сверка данных с действительностью.
4. Работник может претендовать на получение потраченных денег.
5. В бухгалтерии составляется соответствующая проводка о проведенных манипуляциях.

Выплата будет произведена только после того, как представителями бухгалтерского отдела были осуществлены все проверки и расчеты.

Этот принцип работает по аналогии с расходами за проезд. Так, расходы государственных служащих в этом году составляют 550 рублей в сутки.

Но последние сведения законодательства свидетельствуют о том, что средства за превышенные лимиты могут быть возвращены при условии, что расходы осуществлялись с уведомления работодателя.

В принципе, могут предполагаться дополнительные расходы, связанные с целью предприятия, отправившего сотрудника в командировку. Но они могут быть возмещены не всегда, потому что:

• ограничений в размере этих затрат не имеется;
• все они могут быть возмещены только в том случае, что руководство заранее предусмотрело возможность этих трат;
• расходы должны иметь обоснование в плане производственной необходимости, поскольку контролирующие органы часто придираются к этому аспекту.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Расчет среднего заработка для командировочных

• расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
• расходы на средства передвижения — в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС.

Услуги такси возмещению не подлежат.

Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т.

Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00.

Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей.

Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет.

В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.

Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.

Не считаются командировкой:

• поездки в рамках работы разъездного характера;
• работа вахтовым методом.

Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.

Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.

При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Время нахождения на больничном листе не входит в расчётный период среднего заработка, не учитываются и выплаты по нему

В базу для расчета среднего заработка при командировке включайте всю начисленную заработную плату, а также компенсационные и стимулирующие вознаграждения за труд. А вот следующие виды выплат из базы начислений придется исключить (п. 2, 3, 5 Постановления № 922):

• оплата очередного трудового отпуска (основной и дополнительны), учебного и прочих отпусков;
• оплата пособий по временной нетрудоспособности, декретные, отпуска по уходу за ребятишками и прочие выплаты за счет Фонда социального страхования и иных внебюджетных фондов;
• материальные помощи, независимо от их характера и назначения;
• иные суммы, которые выплачены работнику в расчетном периоде, но не связанные с выполнением его трудовых обязанностей. Например, оплата проезда или питания, ранние командировочные расходы.

Отметим, что если в расчетном периоде было проведено повышение заработка, то оплата командировки по среднему заработку 2020 должна быть проиндексирована. Порядок индексации таких выплат идентичен индексации при исчислении отпусков.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Суточные расходы в командировке

Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».

Средний заработок при командировке в 2021 году

Прежде чем приступать к расчету оплаты за командировку, необходимо определить средний заработок за один день.

Первым этапом будет обозначение расчетного периода. По общему правилу (постановление № 922), расчетным периодом будут считаться полные 12 месяцев, предшествующих дате поездки. Однако и при выборе периода для расчета среднедневного дохода, могут быть нюансы.

Например, сотрудник трудоустроился меньше года назад. Для определения среднедневной выплаты берут полные месяца с момента оформления на работу.

Если работник не отработал еще ни одного полного месяца и уже направлен в служебную поездку — берут фактически отработанные дни.

Для них пунктом 15 Положения предусмотрен особый порядок. И с этим связано много вопросов и сложностей.

Эти премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда и прописаны в локальных документах.

Спорная ситуация с премиями к юбилеям и праздникам

Роструд считает, что они не связаны с оплатой труда и включать их в расчет нет оснований (письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Минфин же говорит, что, если такие выплаты прописаны в локальных документах по оплате труда, можно включать их в расчет (Письмо Минфина РФ от 22 марта 2012 г. № 03-03-06/1/150). Об этом же говорит письмо Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772.

Ежемесячные, квартальные и полугодовые премии берут не больше одной в период за каждый показатель. То есть месячных премий должно быть не больше 12, а квартальных не больше 4.

Годовые премии берут, если их начислили за календарный год, предшествующий командировке. То есть если сотрудника отправляют в командировку в 2019 году, в расчет берут годовую премию за 2018 год, независимо от того, в 2018 году ее выплатили или в 2019. Премию за 2017 год брать уже нельзя. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уже съездил в командировку, а премию за предыдущий год начислили уже после этого. Тогда работодатель обязан пересчитать средний заработок и доплатить разницу.

Если премии выплачивали за период, который превышает расчетный, тогда в расчет берут лишь часть, пропорционально расчетному периоду. Такое бывает, если в организации установили свой расчетный период меньше года, или премии платят больше, чем за год.

Пример

Сотрудник едет в командировку в марте 2019 года. Весь расчетный период он отработал полностью, то есть не был в отпусках и на больничных. В январе 2019 года ему начислили 100 000 руб. премии за успешную работу над проектом в 2017-2018 годах. Расчетный период 12 месяцев, а премию выплатили за 24 месяца. Значит, для расчета зарплаты в дни командировки нужно взять:
100 000: 24 * 12 = 50 000 руб.

Шаг 4. Посчитайте средний дневной заработок

Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.

Пример

В расчетном периоде 250 рабочих дней. Из них 6 рабочих дней сотрудник был на больничном, а 15 дней в отпуске. Итого для расчета остается 229 дней.
Начисления (без учета суммы больничного и отпускных) за расчетный период – 650 000 руб.
Определяем среднедневной заработок:
650 000 : 229 = 2 839,43 руб.

Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Средний заработок, выплачиваемый за время командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами аналогично обычной заработной плате. А вот с возмещаемых расходов за проезд и проживание ни НДФЛ, ни страховые взносы не платят.

Особый порядок обложения установлен для суточных. Так, суточные в пределах нормативов не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Нормативы установлены пунктом 3 статьи 217 НК РФ:

• 700 рублей — за каждый день командировки на территории России;
• 2500 рублей — за каждый день командировки за границу.

Суммы суточных сверх нормативов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Чтобы признать оплату командировочных в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены. Если у вас есть все подтверждающие оплату проезда и проживания документы, а размеры суточных установлены в ЛНА, то препятствий к признанию в налоговых расходах нет.

Сотруднику за все рабочие дни командировки выплачивается зарплата по среднему заработку. Кроме нее трудовым законодательством работнику также гарантирована компенсация расходов на транспорт и проживание. Отдельными соглашениями часть ответственности за возмещение командировочных издержек может возлагаться на контрагентов работодателя. В договорах с подрядчиками могут содержаться условия компенсации тех или иных расходов заказчиком.

Если сотрудник направлен в командировку в выходной день, то здесь действует такой порядок.

Например, работник улетает в командировку в воскресенье, чтобы в понедельник в 10 ч. утра присутствовать на совещании. Или другой пример, когда работник отработал всю неделю в командировке с понедельника по пятницу, однако билет обратно купил только на поздний вечер пятницы и в место назначения приехал уже в субботу.

В обоих случаях заработную плату за выходные дни не выплачивают. За выходные работник получит только суточные.

Если в выходной день, который выпал на день командировки, сотрудник работал, то такой день должен быть оплачен в двойном размере. Если же по обычному графику работника этот выходной для всех день для командированного – обычный рабочий день, его оплачивают по среднедневному заработку.

Кроме работодателя ответственность за компенсацию командировочных расходов в общем случае никто другой не несет. Но она может быть в той или иной степени возложена на партнера компании-работодателя, к которой (например, в целях ведения переговоров) едет командируемый. Для этого можно заключить с таким партнером отдельный договор. По нему работодатель после получения авансового отчета от командированного может выставить партнеру счет (акт) на компенсацию тех или иных расходов. При этом копия авансового отчета работника может прилагаться к счету (акту).

В свою очередь, права на получение компенсации от работодателя в общем случае никто другой, кроме штатных сотрудников, не имеет. Но если работа выполняется по гражданско-правовому договору физлицом, то данным договором может быть предусмотрена компенсация издержек подрядчика (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Аналогичные по существу компенсации могут устанавливаться договорами с ИП.

В расчетный период нужно включать не все календарные дни, а только фактически отработанное время. То есть те часы, дни, смены, в которые специалист фактически выполнял свои непосредственные обязанности. Исключите из 12 расчетных месяцев следующие периоды, но только при их наличии:

• дни законного трудового отдыха (основного, дополнительного, учебного);
• время болезни, а также отпуска декретные и по уходу за детьми;
• периоды более ранних командировок;
• время простоя, независимо от причин;
• дни, положенные родителям детей-инвалидов;
• донорские дни;
• прочее время, в которое специалист был освобожден от выполнения своей работы.

Полный перечень периодов, которые следует исключать из расчетов, приведен в п. 5 Постановления № 922.

Похожие записи:

• Какие выплаты получат учителя в 2023 году
• Калькулятор транспортного налога
• Сроки уплаты налогов и взносов в 2023 году